Czym jest mediacja? Ile kosztuje i jak przebiega?

Postępowanie sądowe kojarzy się z konfliktem oraz żmudną i długotrwałą procedurą, często wymagającą zaangażowania nie tylko prawników ale i różnych pionów organizacyjnych firmy. Charakter postępowania może prowadzić do zaostrzenia się sporów, spowodowanych emocjonalnymi reakcjami stron, co przełoży się na pogorszenie relacji z dotychczasowym partnerem, kontrahentem, pracownikiem a nawet członkiem rodzinie. Sala sądowa nie tworzy przestrzeni, w której łatwo znaleźć drogę do kompromisowego zakończenia konfliktu.

Z tego powodu warto zwrócić uwagę na oferowane przez polskie prawo możliwości polubownego załatwienia sprawy. Jedną z nich jest mediacja. Mediacja stanowi formę rozwiązywania konfliktu w ramach której neutralna osoba trzecia – mediator – stara się pogodzić sprzeczne interesy stron. Mediator pomaga stronom osiągnąć zadowalający je kompromis, który będą chciały dobrowolnie wykonać. Mediacja może mieć miejsce w prawie cywilnym, gospodarczym, sprawach pracowniczych, a nawet karnych i rodzinnych.

Warto pamiętać, że celem mediacji nie jest ustalenie tego, kto ma w sporze rację. W czasie mediacji strony pozostają równoprawnymi partnerami w rozmowie. Udział bezstronnej osoby trzeciej (często profesjonalnie przygotowanej) pozwala na załagodzenie lub wygaszenie konfliktu. Mediator, w przeciwieństwie do sądu, nie narzuca rozstrzygnięcia sporu. To strony i są odpowiedzialne za jej wynik i zależy on od ich współpracy. Mediator powinien działać w taki sposób, by tworzyć atmosferę zaufania i otwartości. Dzięki temu uczestnicy postępowania mogą wysłuchać się wzajemnie, wymienić argumentacją oraz wyjaśnić swoją sytuację oraz oczekiwania.

Jak zaczyna się mediacja? Drogi mediacji

Mediacja jest dobrowolna. Może być prowadzona na podstawie zawartej uprzednio przez strony umowy, na drodze postanowienia sądu, kierującego strony do mediacji jak i poprzez złożenie przez stronę wniosku o mediację, jeżeli druga strona się na to zgodzi.

W zawartej przed wszczęciem postępowania sądowego umowie o mediację określić należy przedmiot mediacji, osobę mediatora albo sposób jego wyboru. Jeżeli strony zawarły takie porozumienie, sąd kieruje strony do mediacji na zarzut pozwanego zgłoszony przed wdaniem się w spór co do istoty sprawy.

Drugą drogą jest skierowanie stron do mediacji przez sąd. Warto wspomnieć, że sędzia jest zobowiązany o dokonania na wstępnym etapie postępowania, przed przystąpieniem do merytorycznego rozpoznania sprawy, wszechstronnej analizy w zakresie możliwości polubownego rozwiązania sprawy oraz ustalenia celowości skierowania stron do mediacji. Sąd może tego dokonać na każdym etapie postępowania. Nic nie stoi też na przeszkodzie, by zaproponować mediację więcej niż raz. Skierowanie stron do mediacji nie jest dopuszczalne jedynie w czasie zawieszenia postępowania.

W celu skierowania do mediacji, sąd może wezwać strony do osobistego stawiennictwa na posiedzeniu niejawnym. Sąd decyduje o tym w formie postanowienia, na które nie przysługuje zażalenie. W akcie tym, określa osobę mediatora oraz okres mediacji. Nie dojdzie on jednak do skutku, jeżeli którakolwiek ze stron w terminie tygodnia od dnia ogłoszenia lub doręczenia jej postanowienia nie wyraziła zgody na mediację.

Co do zasady mediatora powinny wybrać strony. Jeżeli jednak nie dokonały wyboru, to sąd wyznaczy mediatora mającego odpowiednią wiedzę i umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji w sprawach danego rodzaju, biorąc pod uwagę w pierwszej kolejności stałych mediatorów.

Jak wspomniano, ostatnią możliwością jest złożenie przez którąś ze stron wniosku o mediację już podczas trwania postępowania (gdy umowa nie została zawarta). Musi on zawierać oznaczenie stron, dokładnie określone żądania, przytoczenie okoliczności ich uzasadniających, podpis strony oraz wymienienie załączników. Wszczęcie mediacji następuje w momencie doręczenia mediatorowi wniosku o przeprowadzenie mediacji, z dołączonym dowodem doręczenia jego odpisu drugiej stronie. Do mediacji nie dochodzi jednak, gdy druga strona nie zgodzi się na mediację (a strony nie zawarły umowy o mediację) albo mediator odmówi mediowania. Jest to rezultat zasady dobrowolności mediacji.

Skuteczne złożenie wniosku o mediację zawiesza bieg terminu przedawnienia roszczeń.

Kto może być mediatorem?

Mediator nie musi spełniać żadnych specjalnych warunków. Może nim być każda fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzystająca w pełni z praw publicznych. Z grona mediatorów wyłączeni są jedynie sędziowie (z wyjątkiem tych w stanie spoczynku).

Mimo to, w Polsce funkcjonują stali mediatorzy. Ich listę prowadzą prezesi sadów okręgowych. Są to osoby, które posiadają wiedzę i umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji. Mediator taki musi ukończyć 26 lat, znać język polski oraz nie być prawomocnie skazanym za umyśle przestępstwo (także skarbowe). Stały mediator nie musi mieć ukończonego specjalnego kursu czy też posiadać szczególnych kwalifikacji. Jednak osoba, która ukończyła odpowiedni kurs mediatora prawdopodobnie będzie posiadać większe kompetencje do pomyślnego przeprowadzenia sprawy do końca.

Jak działa Mediator? Ile trwa mediacja?

Najważniejszym obowiązkiem mediatora jest zachowanie bezstronności. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwości w tym zakresie, jest on zobowiązany do ujawnienia ich stronom (mogą to być np. powiązania rodzinne czy kolizje interesów z którąś ze stron).

Co istotne, postepowanie mediacyjne jest niejawne. Każdy jego uczestnik musi zachować w tajemnicy fakty, o których dowiedział się w związku z mediacją. Co więcej, w przypadku gdyby mediacja nie osiągnęła swojego celu, żadna ze stron nie może później skutecznie powoływać się przed sądem na propozycje ugodowe, oferty wzajemnych ustępstw lub inne oświadczenia składane w postępowaniu mediacyjnym. Mediator nie może być natomiast świadkiem co do faktów, o których dowiedział się w związku z prowadzeniem mediacji, chyba że strony zwolnią go z obowiązku zachowania tajemnicy mediacji.

Powołany mediator ma także prawo do zapoznania się z aktami sprawy, chyba że strona w terminie tygodnia od dnia ogłoszenia lub doręczenia postanowienia kierującego strony do mediacji nie wyrazi zgody na zapoznanie się mediatora z aktami.

Niezwłocznie po wyznaczeniu, mediator ustala termin i miejsce posiedzenie mediacyjnego, chyba że strony same zgodzą się na przeprowadzenie mediacji bez tego posiedzenia. Mediator w pierwszej kolejności kwalifikuje rodzaj sprawy: czy ma ona charakter gospodarczy, rodzinny, związany z prawem pracy czy też prawem zobowiązań. Zanim rozpoczną się wspólne sesje i posiedzenia ze stronami, odbywa on z nimi osobne rozmowy. Często polega to na nawiązaniu telefonicznego bądź listownego kontaktu ze stronami oraz ich pełnomocnikami. W czasie tego wstępnego kontaktu, mediator wskazuje cele mediacji, jej zasady oraz informuje o kosztach. Mediator może także wyjaśnić wątpliwości co do prowadzenia mediacji. Kontakt taki jest konieczny, by zapoznał się ze stanowiskiem stron, poznał ich argumenty, interesy oraz dla celu ich równego traktowania.

Mediator prowadzi mediację, wykorzystując różne metody zmierzające do polubownego rozwiązania sporu. Może ona wspierać strony w formułowaniu przez nie propozycji ugodowych, lub na zgodny wniosek stron wskazać sposoby rozwiązania sporu. Pomysły takie nie są jednak dla stron wiążące. Mediator spotyka się ze stronami zarówno na wspólnych posiedzeniach jak i podczas indywidualnych rozmów, podczas których testowane są przedstawione propozycje oraz sposoby ich realizacji. Po dokonaniu odpowiednich ustaleń następuje często kolejne wspólne spotkanie, na którym wzajemne propozycje są przedstawiane. Jeśli strony zaakceptują swoje warunki, następuje kolejny etap – konstruowanie ugody. W dokumencie tym formułuje się zapisy przyjętych propozycji. Sporządza ją mediator, który następnie przekazuje je stronom (oraz ich pełnomocnikom) do podpisu.

Podpis nie oznacza jednak, że ugoda automatycznie wchodzi w życie – konieczne jest jeszcze skierowanie jej do zatwierdzenia przez sąd. Podpis jest równoznaczny z wyrażeniem zgody na skierowanie ugody do sądu z wnioskiem o zatwierdzenie, o czym mediator powinien poinformować strony.

Z przebiegu mediacji sporządza się protokół. Zawiera się w nim przede wszystkim wynik mediacji, ale też miejsce i czas przeprowadzenia, imię, nazwisko (nazwę) i adresy stron, imię i nazwisko oraz adres mediatora. Do protokołu dołącza się także ugodę.

Mediacja trwa zazwyczaj nie dłużej niż miesiąc, na wniosek stron może jednak zostać przedłużona.

Jeżeli mediacja nie przyniesie skutków, postępowanie toczy się w normalnym trybie. Mediator jest jednak zobowiązany do przekazania sądowi protokołu.

Zatwierdzenie ugody

Sąd powinien niezwłocznie przeprowadzić postępowanie co do zatwierdzenia ugody. Sąd nie zatwierdzi ugody, jeśli jest sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego (np. jej warunki są rażąco niesprawiedliwe dla którejś ze stron) albo zmierza do obejścia prawa, a także gdy jest niezrozumiała lub zawiera sprzeczności. Po zatwierdzeniu ugody, ma ona moc prawną ugody zawartej przed sądem. Jeżeli ugoda podlega wykonaniu w drodze egzekucji, sąd zatwierdza ją przez nadanie jej klauzuli wykonalności; w przeciwnym przypadku sąd zatwierdza ugodę postanowieniem.

Ile kosztuje mediacja?

Jeśli strony zawarły umowę o mediację, jej koszty wynikają z cenników poszczególnych ośrodków i określone są w umowie o mediację, jaką strony zawierają z mediatorem lub ośrodkiem mediacyjnym.

Jeżeli strony zostały skierowane do mediacji przez sąd, jej koszty zalicza się do niezbędnych kosztów procesu, jednak w kwocie nie wyższej niż suma przysługującego mediatorowi wynagrodzenia powiększonych o wydatki podlegające zwrotowi związane z prowadzeniem mediacji (np. koszty dojazdu). Ich wartość określa rozporządzenie ministra sprawiedliwości w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym. Co ważne, mediator jest zobowiązany pouczyć strony o kosztach postępowania mediacyjnego i sposobie pobrania należności jeszcze przed przystąpieniem do postępowania mediacyjnego. Wynagrodzenie i zwrot wydatków obciążają strony (co do zasady po połowie). Koszty mediacji prowadzonej na skutek skierowania przez sąd i zakończonej ugodą znoszą się wzajemnie, chyba że strony nie postanowiły inaczej. W części niewypłaconej prze strony, na jego wniosek ustali je i przyzna sąd. Wysokość wynagrodzenia zależy od tego czy da się określić wartość przedmiotu sporu (w takim wypadku wynosi 1% wartości przedmiotu sporu, nie mniej niż 150 zł i nie więcej niż 2000 zł). Jeżeli nie da się tego zrobić, wysokość wynagrodzenia wynosi 150 zł za pierwsze posiedzenie oraz 100 zł każde kolejne, nie więcej jednak niż 450 zł. Jak widać, mediacja może być zatem bardzo tanią alternatywą dla postępowania sądowego.

W przypadku skierowania do mediacji przez sąd, dobrą praktyką jest informowanie przez sędziego o jej kosztach oraz sposobie jej uiszczania. Sposób wyliczenia kosztów zależy od tego czy da się ustalić wartość przedmiotu sporu.

Co jednak w przypadku, gdy mediacja nie doprowadzi do zawarcia ugody lub ta nie zostanie zaakceptowana przez sąd? W takim wypadku do niezbędnych kosztów procesu zalicza się także koszty mediacji w wysokości nieprzekraczającej czwartej części opłaty.

Co istotne, jeżeli strony zostaną skierowane do mediacji, a jedna ze stron odmówi poddania się mediacji bez uzasadnienia, sąd może nałożyć na tę stronę obowiązek zwrotu kosztów. Natomiast jeżeli strona zgodziła się na mediację, a bez usprawiedliwienia nie stawiła się na posiedzenie mediacyjne, sąd może, niezależnie od wyniku sprawy, włożyć na tę stronę obowiązek zwrotu kosztów w części wyższej, niż nakazywałby to wynik sprawy, a nawet zwrotu kosztów w całości.

Mediacja – czy warto?

Wbrew pozorom osiągniecie porozumienia na drodze mediacji jest trudne – mediacja polega na identyfikowaniu problemów oraz znalezieniu kluczy do ich rozwiązania. Ma jednak szereg niewątpliwych zalet, które sprawiają, że warto ją rozważyć.

Mediacja jest szybsza i mniej kosztowna od postępowania sądowego. Nie wiąże się z żadnym ryzykiem dla stron (ustalenia dokonane podczas mediacji nie mogą być podnoszone przed sądem). Nie niszczy też relacji biznesowych, do czego mogłoby dojść w czasie pełnego emocji procesu sądowego. Wynik postępowania jest też zależny od działań samych stron, mogą odmówić zawarcia ugody albo odstąpić od mediacji w każdej chwili bez konsekwencji. Dla wielu osób zaletą może być jej odformalizowanie oraz elastyczność rozwiązań, które można osiągnąć na jej drodze.

Dlatego jeśli występuje przestrzeń do porozumienia i ugodowego rozwiązania sprawy, warto zwrócić się do mediatora albo zawrzeć z partnerem biznesowym umowę o mediację.