Umowa o współpracy – elementy istotne i potencjalne ryzyka

Jedną z często występujących w obrocie gospodarczym umów jest umowa o współpracy. Wobec stale rosnącej konkurencji oraz dynamicznie zmieniających się warunków rynkowych, konieczne jest, aby w umowach precyzyjnie regulować wzajemne praw i obowiązki kontrahentów. Podstawą zawarcia umowy o współpracy jest zasada swobody umów, gdyż nie jest to żadna z przewidzianych w przepisach prawa umów nazwanych. W niniejszym artykule przybliżymy istotne elementy umowy o współpracy oraz wskażemy potencjalne ryzyka, które mogą pojawić się na etapie jej realizacji.

Elementy istotne

Strony umowy

Podstawowym elementem każdej umowy jest określenie stron, które ją zawierają. W komparycji umowy należy precyzyjnie wskazać pełne dane identyfikacyjne podmiotów, zawierających umowę. Zakres danych, które należy podać, oznaczając strony umowy, będą się nieco różnic w zależności od tego, kto tą stroną będzie.

W przypadku osób fizycznych należy podać imię i nazwisko, miejsce zamieszkania oraz numer PESEL, a w przypadku jego braku serię i numer dowodu osobistego ewentualnie innego dokumentu tożsamości.

Jeżeli stroną umowy jest przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, niezbędne będzie wskazanie jego firmy, miejsca wykonywania działalności gospodarczej i adresu korespondencyjnego. Przepisy ustawy Prawo przedsiębiorców obligują przedsiębiorców wpisanych do CEIDG oraz rejestru przedsiębiorców KRS do umieszczania NIP w oświadczeniach skierowanych w zakresie wykonywanej działalności gospodarczej do oznaczonych osób i organów oraz posługiwania się tym numerem w obrocie prawnym i gospodarczym. Wobec tego w oznaczeniu strony będącej przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą NIP również powinien się znaleźć. Ponadto, aby oznaczenie przedsiębiorcy było pełne, należy podać numer identyfikacyjny REGON, którego uzyskanie jest obowiązkiem podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w Polsce.

W przypadku osób prawnych prawidłowe oznaczenie strony powinno zawierać w zasadzie te same dane co w przypadku osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, czyli pełną nazwę, siedzibę, adres, NIP, REGON. Dodatkowo spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinny wskazywać oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki, numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru, wysokość kapitału zakładowego, a nadto oznaczenie grupy spółek, jeżeli spółka do niej należy. Dla spółek akcyjnych dodatkową informacją, którą należy podać, jest wysokość kapitału wpłaconego.

Ważne jest również właściwe określenie reprezentantów, którzy w imieniu tych podmiotów będą podpisywać umowę, co zabezpieczy przed ewentualnymi zarzutami dotyczącymi braku umocowania do zawarcia umowy.

Przedmiot umowy

Kolejnym istotnym elementem jest określenie przedmiotu umowy, czyli zakresu współpracy. W tych postanowieniach należy szczegółowo opisać, jakie działania i obowiązki będzie realizowała każda ze stron. Obowiązki stron w umowie o współpracy zależą od specyfiki współpracy, jednak najczęściej obejmują świadczenie usług, dostarczanie towarów, współpracę w realizacji projektów, wymianę informacji i zasobów. Dobrze skonstruowany opis przedmiotu umowy pozwala uniknąć późniejszych nieporozumień i sporów co do zakresu zobowiązań. Warto więc zadbać, aby postanowienia umowy co do jej przedmiotu były jasno i precyzyjnie sformułowane, aby zapewnić prawidłowe wykonanie umowy oraz zabezpieczyć interesy obu stron.

Warunki rozliczeń

Umowa o współpracy powinny zawierać także postanowienia dotyczące wynagrodzenia. W zależności od charakteru współpracy i ustaleń pomiędzy stronami wynagrodzenie może mieć różne formy. Może to być m.in. wynagrodzenie w stałej kwocie lub wyrażone w stawce godzinowej. Istotne jest również określenie terminów płatności oraz konsekwencji ich niedotrzymania.

Odpowiedzialność i kary umowne

Decydując się na zawarcie umowy, obie strony mają na celu jej pełne i właściwe wykonanie, gdyż to jest istotą kontraktowania. W rzeczywistości jednak nie jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkich możliwych okoliczności, które mogą wpłynąć na realizację umowy. Zdarzenia niezależne od stron, takie jak siła wyższa, nieprzewidziane zmiany ekonomiczne czy inne zewnętrzne czynniki, mogą sprawić, że umowa nie zostanie wykonana lub zostanie wykonana wadliwie. Dlatego też, na etapie negocjacji i sporządzania umowy, warto zabezpieczyć się odpowiednimi postanowieniami, dotyczącymi m.in. siły wyższej, kar umownych, warunków odstąpienia od umowy oraz mechanizmów renegocjacji warunków kontraktu. Tego typu postanowienia pomogą zabezpieczyć interesy stron.

Jeżeli strony przemilczą w umowie kwestię odpowiedzialności, wówczas zastosowanie znajdują zasady ogólne. Odpowiedzialność kontraktowa została uregulowana w art. 471 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. Zakres odpowiedzialności kontraktowej strony mogą modyfikować. Przepisy dopuszczają bowiem przyjęcie przez dłużnika odpowiedzialność także z powodu okoliczności, za które na mocy ustawy odpowiedzialności nie ponosi. Jeżeli tak byłaby wola stron, to w umowie należałoby okoliczności te szczegółowo określić. Strony mogą zatem rozszerzyć zakres odpowiedzialności kontraktowej, ale nie mogą jej wyłączyć. Nawet gdyby takie postanowienie wyłączające znalazło się w umowie, to będzie ono nieważne.

Konstruując umowę o współpracy, można ponadto zastrzec kary umowne na wypadek niewywiązania się z obowiązków umownych. Najczęściej kary umowne dotyczą opóźnień w wykonaniu zobowiązań, nienależytego wykonanie usług czy naruszenia obowiązków poufności, ale także naruszeń innych kluczowych postanowień umowy. Należy przy tym jednak pamiętać o niedopuszczalności zastrzeżenia kary umownej na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania świadczenia pieniężnego. Zakres i wysokość kar umownych powinny być adekwatne do charakteru i wartości kontraktu oraz stopnia ryzyka związanego z jej niewykonaniem.

Warunki zakończenia współpracy

Jednym ze sposobów zakończenia współpracy z kontrahentem jest rozwiązanie umowy za porozumieniem stron. Jest to rozwiązanie polubowne, jednakże wymaga to współdziałania i dobrej woli po obu stornach, co w praktyce nie zawsze jest możliwe. Za porozumieniem stron możemy rozwiązać umowę w każdym czasie. Taki sposób zakończenia współpracy nie musi zostać wcześniej przewidziany w umowie. Nie ma też żadnych przepisów, które by go regulowały.

Inaczej jest natomiast z wypowiedzeniem umowy. W przypadku umowy o współpracy uprawnienie do wypowiedzenia umowy powinno wynikać z jej treści. Jest to umowa nienazwana i nie ma przepisów, które regulowałyby kwestię jej wypowiedzenia. Zgodnie z zasadami ogólnymi, przy wypowiedzeniu umowy powinniśmy w pierwszej kolejności stosować zasady umowne. Trzeba zatem zadbać, aby w umowie znalazły się odpowiednie postanowienie dotyczące jej wypowiedzenia. Należy w nich dokładnie określić:

która ze strony ma prawo umowę wypowiedzieć (uprawnienie to może przysługiwać obu stronom),
w jakich sytuacjach umowa może zostać wypowiedziana,
okres wypowiedzenia,
formę wypowiedzenia oraz wszelkie inne formalności, które muszą zostać spełnione,
skutki wypowiedzenia.

Równie istotnym uprawnieniem, które może być uregulowane przez strony w umowie, które prowadzi do zakończenia współpracy, jest tzw. umowne prawo odstąpienia. Tej instytucji nie należy mylić, z ustawowym prawem odstąpienia przewidzianym przez przepisy Kodeksu cywilnego. Ustawowe prawo odstąpienia uzasadnia zwłoka lub niemożność wykonania zobowiązania wskutek okoliczności, za które ponosi odpowiedzialność strona zobowiązana. Umowne prawo odstąpienia z kolei wynika z odpowiedniego zastrzeżenia umownego. Aby skutecznie wprowadzić je do umowy, konieczne jest wskazanie strony uprawnionej do odstąpienia oraz terminu, do którego może skorzystać z tego prawa. Dodatkowo strony mogą uzgodnić, że od umowy można odstąpić tylko po uiszczeniu oznaczonej sumy, zwanej odstępnym. W takim przypadku oświadczenie o odstąpieniu jest skuteczne jedynie wtedy, gdy zapłata zostanie dokonana jednocześnie z jego złożeniem.

Główną różnicą między odstąpieniem a wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy za porozumieniem stron jest moment, od którego odstąpienie staje się skuteczne. Co do zasady skutkiem odstąpienia od umowy jest zniweczenie jej od samego początku i obowiązek zwrotu wszystkiego, co w jej wykonaniu zostało świadczone. Jednakże w orzecznictwie przyjmuje się, że w przypadku zobowiązań ciągłych jest to sprzeczne z naturą zobowiązania. Dlatego też strony powinny uregulować skutki umownego prawa odstąpienia od umowy, tak aby były one adekwatne do tej konkretnej umowy.

Potencjalne ryzyka

Nieprecyzyjne postanowienia

Opisując powyżej elementy istotne umowy, nie bez powodu kilkukrotnie podkreślono, że postanowienia powinny być szczegółowe, jasne i precyzyjne. Jest to niezwykle ważne. Pierwszym potencjalnym ryzykiem związanym z umową o współpracy, a w zasadzie z każdą umową, jest właśnie nieprecyzyjność postanowień. Niejasne lub ogólnikowe sformułowania mogą prowadzić do różnorodnych interpretacji. To z kolei może powodować spory między stronami, opóźnienia w realizacji zobowiązań, a nawet zakończenie współpracy. Konstruując umowę powinno się używać jasnych, zrozumiałych i dokładnie zdefiniowanych pojęć. Unikać ogólników, żargonu oraz wieloznacznych sformułowań.

Chaos komunikacyjny

Efektywna współpraca wymaga jasnych zasad komunikacji i raportowania. Sporządzając umowę warto zadbać również o ten aspekt. Aby uniknąć chaosu komunikacyjnego należałoby zatem wskazać w umowie, w jaki sposób będą przekazywane informacje, jakie raporty będą sporządzane, z jaką częstotliwością oraz jakie kanały komunikacji będą wykorzystywane. Tego typu postanowienia minimalizują ryzyko niedoinformowania i pomagają w bieżącym monitorowaniu realizacji umowy.

Niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy

Współpraca pomiędzy podmiotami gospodarczymi zawsze wiąże się z ryzykiem niewywiązania się jednej ze stron z przyjętych zobowiązań. Może to wynikać z wielu czynników, takich jak problemy finansowe, organizacyjne czy też zmiany na rynku. To ryzyko minimalizują mechanizmy, takie jak, chociażby wspomniane wcześniej kary umowne.

Utrata informacji niejawnych

W trakcie współpracy często dochodzi do wymiany poufnych informacji, które mogą mieć istotne znaczenie dla działalności każdej ze stron. Nie jest to element obligatoryjny, jednakże warto, aby umowa zawierała klauzule dotyczące ochrony danych i informacji poufnych. Przedsiębiorca powinien zadbać, aby ważne informacje, takie jak dane handlowe, know-how czy strategie biznesowe były zabezpieczone przed ich nieuprawnionym ujawnieniem przez drugą stronę. Zatem dobrze sformułowane zasady ich przetwarzania i udostępniania, zabezpieczą przed ryzykiem utraty istotnych informacji, bądź udostępnieniem ich osobom nieuprawnionym.

Konkurencja

W trakcie wykonywania umowy może wystąpić konflikt interesów pomiędzy stronami umowy. Dotyczyć to szczególnie sytuacji, w której jedna ze stron nawiąże współpracę z podmiotem konkurencyjnym. Może to negatywnie wpłynąć na dalszą współpracę, a to czy umowa będzie dalej realizowana staje pod znakiem zapytania. Aby ryzyko wystąpienia takich sytuacji zminimalizować, w umowie należałoby zawrzeć postanowienia dotyczące zakazu konkurencji, ewentualnie zasad współpracy z innymi podmiotami. Tego typu klauzula powinna precyzyjnie określać przede wszystkim:

jakie rodzaje działalności są zabronione,
czas, przez jaki zakaz konkurencji obowiązuje,
zasięg terytorialny, na którym działalność konkurencyjna jest zabroniona,
konsekwencje naruszenia zakazu.

Ważne, aby postanowienia w tym zakresie były zgodne z obowiązującym prawem, a nadto odpowiednio wyważone. Zakaz konkurencji nie powinien nadmiernie obciążać drugiej strony, aby nie ograniczać jej swobody działalności gospodarczej.

Podsumowanie

Umowa o współpracy jest narzędziem regulującym zasady współdziałania pomiędzy podmiotami gospodarczymi. Jej prawidłowe skonstruowanie, obejmuje przede wszystkim precyzyjne określenie stron, przedmiotu umowy, zasad rozliczeń, odpowiedzialności i warunków jej rozwiązania. Niemniej każda umowa niesie ze sobą potencjalne ryzyka. Dlatego uregulowanie w umowie takich kwestii jak zasady komunikacji, przetwarzanie i udostępnianie danych oraz zakaz konkurencji pomoże je zminimalizować. Istotne jest świadome podejście do tworzenia umowy, uwzględniające zarówno potencjalne korzyści, jak i ryzyka związane z podjęciem współpracy. Aby zabezpieczyć swoje interesy, warto skonsultować treść takiej umowy z prawnikiem, a na etapie jej wykonywania regularnie monitorować postępy jej realizacji.