Odszkodowanie za błędy w rachunkowości.

Prowadzenie księgowości to kluczowy element funkcjonowania każdej firmy, niezależnie od jej wielkości czy branży. Ustawa o rachunkowości nakłada na przedsiębiorców obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z określonymi zasadami i standardami. Do tego złożoność przepisów prawa podatkowego i ich częste zmiany sprawiają, że prowadzenie księgowości samodzielnie jest niezwykle trudne. Dlatego zdecydowana większość przedsiębiorców decyduje się na zatrudnienie księgowego lub współpracę z biurem rachunkowym. Powierzenie tego zadania profesjonalnemu podmiotowi odciąża przedsiębiorcę i daje mu poczucie bezpieczeństwa. Księgowi mają specjalistyczną wiedzę i doświadczenie, aby zapewnić firmie działanie zgodne z przepisami prawa podatkowego, minimalizując ryzyko błędu. Jednakże założenie, że korzystanie z usług profesjonalnego biura rachunkowego wyklucza możliwość wystąpienia nieprawidłowości nie jest słuszne. Choć nie powinien, to nawet księgowy z dużą wiedzą i doświadczeniem może się pomylić. Błędy w księgowości mogą mieć poważne konsekwencje zarówno dla przedsiębiorcy, jak i dla osób odpowiedzialnych za prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Spis treści

• Przedmiot działalności biura rachunkowego
• Regulacje prawne dotyczące prowadzenia biura rachunkowego
• Konsekwencje błędu biura rachunkowego dla przedsiębiorcy
• Odpowiedzialność cywilnoprawna biura rachunkowego
• Jak dochodzić odszkodowania za błąd biura rachunkowego?

Przedmiot działalności biura rachunkowego

Biura rachunkowe świadczą przede wszystkim usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych, ale  nie tylko. Poza rejestrowaniem wszelkich operacji finansowych, przygotowywaniem bilansów, rachunków zysków i strat, sprawozdań finansowych oraz innych dokumentów finansowych,  biura rachunkowe dokonują rozliczeń podatkowych, w tym przygotowują i składają deklaracje podatkowe, obliczają należne podatki, jak również zajmują się obsługą kadrowo-płacową. Zakres obowiązków biura rachunkowego powinien każdorazowo zostać szczegółowo określony w umowie z przedsiębiorcą. 

Regulacje prawne dotyczące prowadzenia biura rachunkowego

W polskim porządku prawnym nie ma jednej ustawy, która kompleksowo regulowałaby zawód księgowego i funkcjonowanie biur rachunkowych. Warto zauważyć, że zawód księgowego nie wymaga specjalnych licencji czy zezwoleń. Żeby wykonywać ten zawód, oczywiście niezbędna jest odpowiednia wiedza i kwalifikacje, jednakże nie jest to zawód bezpośrednio regulowany ustawą. Prawo nie narzuca konkretnego poziomu wykształcenia dla księgowych. W praktyce jednak klienci i pracodawcy wymagają od osób zajmujących się księgowością wyższego wykształcenia z zakresu finansów, rachunkowości lub ekonomii. Pożądane jest też legitymowanie się odpowiednimi certyfikatami potwierdzającymi kwalifikacje. Niemniej istnieją akty prawne i przepisy, które mają wpływ na wykonywanie tego zawodu.

Podstawowym aktem normatywnym, o którym należy tu wspomnieć jest ustawa o rachunkowości[1] określająca zasady rachunkowości oraz zasady wykonywania działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art. 76a  ust. 1 tejże ustawy usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów ustawy prawo przedsiębiorców polegającą na świadczeniu usług w zakresie:

• prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
• okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
• wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
• sporządzania sprawozdań finansowych,
• gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Wymogi stawiane osobom wykonującym taką działalność są bardzo proste. W ust. 3 art. 76a ustawy o rachunkowości ustawodawca wskazał, że działalność, o której mowa w ust. 1, mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które:

• mają pełną zdolność do czynności prawnych,
• nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.

Są to jedyne warunki, a zatem każda osoba fizyczna je spełniająca może zarówno prowadzić biuro rachunkowe, jak i pracować w biurze rachunkowym.

Konsekwencje błędu biura rachunkowego dla przedsiębiorcy

Błędy w prowadzeniu księgowości mogą mieć różnorodne przyczyny i skutki. Przykładem może być błędne zakwalifikowanie wydatku jako kosztu podatkowego, co może prowadzić do nieprawidłowego obliczenia zobowiązań podatkowych. Inny przykład to nieprawidłowe zaksięgowanie przychodów, co z kolei może wpłynąć na błędne wykazanie wyników finansowych firmy. W zależności od rodzaju i skali błędu, mogą one obejmować kary finansowe, odpowiedzialność cywilną, a w skrajnych przypadkach nawet odpowiedzialność karną, jeżeli są wynikiem świadomego działania mającego na celu oszustwo podatkowe lub inne przestępstwa finansowe. Najbardziej oczywistą konsekwencją błędu w prowadzeniu księgowości dla przedsiębiorcy są straty finansowe. Mogą one wynikać z konieczności zapłaty kar i odsetek z tytułu zaległości podatkowych. W przypadku poważniejszych błędów prowadzących do zaniżenia dochodów przedsiębiorca może być zobowiązany do zwrotu nienależnie otrzymanych korzyści podatkowych.  

Odpowiedzialność cywilnoprawna biura rachunkowego

Choć bezpośrednie skutki błędów w księgowości dotykają przedsiębiorcę, to osoby odpowiedzialne za prowadzenie księgowości mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w wyniku błędów księgowych. Odpowiedzialność ta może obejmować zarówno rekompensatę strat poniesionych przez przedsiębiorstwo, jak i odszkodowania na rzecz osób trzecich, które poniosły szkody w wyniku błędów księgowych.

Odpowiedzialność odszkodowawcza w zakresie prowadzenia księgowości w Polsce regulowana jest przede wszystkim przez przepisy Kodeksu cywilnego[2] (dalej k.c.) oraz ustawy o rachunkowości. Biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność za szkody wynikłe z nienależytego wykonania obowiązków. Odpowiedzialność biura rachunkowego za ewentualne błędy w prowadzeniu księgowości wynika z art. 471 k.c. Dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. W przypadku odpowiedzialności ex contractu dłużnik obowiązany jest zatem do naprawienia szkody jedynie wówczas, gdy nienależyte wykonanie zobowiązania było skutkiem okoliczności, za które ponosi odpowiedzialność. W przypadku zaistnienia błędu ważne jest więc ustalenie przyczyny jego pojawienia się. Istotne jest zatem co zgodnie z umową zawartą z przedsiębiorcą należało do obowiązków biura rachunkowego. Wobec tego już na etapie zawierania umowy o świadczenie usług prowadzenia ksiąg rachunkowych  kluczowe jest, aby dokładnie określić zakres obowiązków. Przedsiębiorca powinien też zadbać, aby w jego firmie wdrożono odpowiednie polityki rachunkowości zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Za wdrożenie polityki rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.

Jak dochodzić odszkodowania za błąd biura rachunkowego?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości przedsiębiorcy zajmujący się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych są obowiązani do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. Ubezpieczenie to ma na celu ochronę zarówno biura rachunkowego, jak i jego klientów, przed finansowymi konsekwencjami ewentualnych błędów w prowadzeniu księgowości. W praktyce oznacza to, że jeśli biuro rachunkowe popełni błąd, który spowoduje szkodę finansową u klienta, ubezpieczyciel pokryje koszty odszkodowania.

Strona żądająca zapłaty odszkodowania od biura rachunkowego winna udowodnić:

• niewykonanie zobowiązania umownego bądź jego nienależyte wykonanie z przyczyn, za które ponosi odpowiedzialność biuro rachunkowe,
• wysokość doznanej z tego tytułu szkody,
• istnienie związku przyczynowego pomiędzy niewykonaniem bądź nienależytym wykonaniem zobowiązania a szkodą.

Na początku procesu dochodzenia odszkodowania przedsiębiorca powinien zgromadzić wszelką dokumentację potwierdzającą popełnienie błędu księgowego oraz wszelkie inne dowody potwierdzające zaistniałą szkodę. Następnym krokiem jest zgłoszenie roszczenia do biura rachunkowego. Przedsiębiorca powinien formalnie zgłosić swoje roszczenie odszkodowawcze do biura rachunkowego, które popełniło błąd. W zgłoszeniu należy dokładnie opisać błąd, jego skutki oraz kwotę żądanego odszkodowania. W dalszej kolejności to biuro rachunkowe powinno poinformować swojego ubezpieczyciela o zgłoszonym roszczeniu. Po przeprowadzeniu analizy sytuacji podejmie decyzję o wypłacie odszkodowania. Ubezpieczyciel może również odmówić jego wypłaty np. jeżeli uzna, że błąd księgowy nie wyniknął z zaniedbania lub winy biura rachunkowego. W takiej sytuacji przedsiębiorca może złożyć odwołanie od decyzji. Takie odwołanie powinno być należycie umotywowane, a w razie potrzeby trzeba przedstawić dodatkowe dowody. Inną możliwością jest wystąpienie z wnioskiem przeprowadzenie postępowania interwencyjnego przez Rzecznika Finansowego. Natomiast jeżeli odwołanie od decyzji i wniosek do Rzecznika Finansowego nie przyniosą oczekiwanych rezultatów, przedsiębiorca może domagać się swojego roszczenia na drodze postępowania sądowego. W takim przypadku warto skorzystać z pomocy prawnika specjalizującego się w sprawach ubezpieczeniowych i odszkodowawczych.  

[1] Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120).

[2] Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1610).